Oportunidades - Problemas

Enfóquese en oportunidades en lugar de problemas. 

Resolver problemas previene el daño, pero explotar oportunidades produce resultados. 

Explote el cambio como una oportunidad y no lo vea como amenaza.

El gran mapa - Jorge Luis Borges

Un rey solicita a geógrafos  un mapa perfecto  y se encuentra con los siguientes eventos:

AFC: La confianza en nuestras destrezas, cualidades y habilidades siempre deben conllevar a definir el alcance y objetivos de los trabajos a realizar.

Es preciso tener claro cual es el Objetivo de cada actividad que ha sido encomendada, ya que No esta bien entregar lo no deseado o solicitado, ni tampoco llenar de asuntos no necesarios a lo deseado o solicitado. 

Como manejar General Electric

Jack Welch: Como manejar General Electric - 1998

Plan de acción:

Implantar en un pequeña compañía el sentimiento de ser una de las más grandes y diversas empresas del mundo.

Motivar a los empleados exitosos a que se esfuercen aún más, incluso aunque se encuentren en la cima.

Entrenar, alentar y retar a cada empleado e insistir en una franqueza total en todos los niveles para fomentar una cultura en la que cada empleado sea valorado.

Diferenciar las recompensas para guiar el comportamiento. Los bonos y aumentos no deben ser tan predecibles como un plan dental.

Motivar a los gerentes para que "demuestren y lo cuenten" para poder difundir mejores prácticas a lo largo de todos los departamentos y divisiones.



AFC: Lo antes redactado forma parte de las primeras páginas del libro "Casos de Éxito en Liderazgo", cuyos términos hacen énfasis a que los conocimientos siempre deben de multiplicarse; y esto se hace compartiendo y enseñando mediante demostraciones, consejos y metodologías que actualmente son conocidos como "buenas o mejores prácticas".

Para esto siempre debemos creernos que somos grandes, ya que nuestra mente se habitúa a la forma de pensar, y esto conllevará a tener ideas brillantes, que serán útiles para nuestra actividad profesional.

AFC: Escrito de Antonio Fajardo

Análisis de proveedor/asesor

Al momento de analizar temas administrativos/financieros podemos llegar a la conclusión de que en algún momento necesitaremos la ayuda de un Proveedor Consultor o un Asesor Externo Independiente, que nos otorgará un valor agregado sobre nuestro proyecto, o a su vez, nos mostrará mejores alternativas para común beneficio.

La contratación de asesores cuando no es bien planeada muchas veces se convierte en un Proyecto No Favorable para los objetivos de una empresa, ya que generan una pérdida de tiempo y dinero, lo cual puede prevenirse tomando las siguientes consideraciones, previo y durante la contratación:

• Evaluar el tipo de proyecto a implementar para identificar cual sería el personal idóneo para contratar como asesor, ejemplo proyectos financieros, de TI, de marketing, entre otros.

• Efectuar una búsqueda en el mercado local de asesores. Esta actividad cada vez se torna más facil gracias a la ayuda de la tecnología (páginas web, redes sociales, y similares).

• Solicitar las hojas de vida o curriculum vitae de las personas que formarán parte de los equipos de trabajo que nos proporcionarían la asesoría solicitada.

• Confirmar ciertas especificaciones de las hojas de vida o curriculum vitae, tal como la experiencia.

• Conversar con los ofertantes de servicios las metodología de trabajo a utilizar para efectuar un intercambio de ideas.

• Requerir un cronograma de actividades que puntualice: distribución de tareas, avances, entrega de reportes y fechas claves del proyecto.

• Requerir en documento, cual va a ser el resultado del proyecto, a fin de definir los alcances.

Los puntos antes mencionado les permitirá conocer que en el mercado existen calidades y cantidades de asesores, pero cuando se hace una selección adecuada, podemos llegar a contratar a buenos elemento que lograran agregar valor a nuestra empresa.

Salud

Las fuerzas naturales 
que se encuentran dentro
de nosotros, son las que
verdaderamente curan
nuestras enfermedades.


Hipócrates.

Corregir errores versus analizar el proceso

En base a los trabajos realizados, es muy común ver en empresas que se realizan modificaciones de actividades o controles en los procesos únicamente para corregir ciertos errores que se hayan observado, sin efectuar un análisis del error frente al proceso total/general.

Un análisis de procesos comprende relevar, conocer, entender y validar el proceso y sus interrelaciones con otros procesos o sub-procesos para luego emitir opiniones, recomendaciones y sugerencias. Si los profesionales que otorgan servicios de levantamiento de procesos tuvieran metodologías alineadas a los puntos mencionados anteriormente, no existiría el tipo de informe donde se recomiendan parches a actividades del proceso que no agregan el valor necesario para lograr los objetivos del mismo.

Las empresas en pro de alcanzar los objetivos planteados analizan sus procesos de forma particular y no integral, llegando en muchas ocasiones a encontrar duplicidad de actividades, redundancia de controles y falta de controles claves en sus procesos.

Otro punto a señalar es que al consultar los autores de los informes de cambios en los procesos, de los manuales de políticas y procedimientos o documentos a fines, se observa que fueron emitidos por profesionales no especialistas en la materia, que no llegan a aportan lo que los administradores en sí quieren conseguir.

En base a lo antes mencionado me he encontrado con las siguientes situaciones al análisis de procesos, las cuales se exponen a continuación:

a.       Duplicidad de revisiones:

b.      Falta de integridad en los documentos por la modificación de fechas,

c.       Falta de integración en los procesos – IT,

d.      Ausencia de controles automáticos,

e.      Inexistencia de rastros de auditoría,

f.        Desactualización de los manuales de políticas y procedimiento,

g.       Ausencia de seguimiento a los cambios sugeridos; entre otros.

Por lo antes indicado expongo a continuación puntos que son importantes considerar en los cambios o mejoras de procesos:

• Conocer los procesos y sub-procesos que interactúan entre sí para alcanzar los objetivos de la empresa,
• Contar  con personal calificado que efectúe las actividades y procedimientos propios del procesos y sub-procesos,
• Tener actualizados los manuales de políticas y procedimientos, y de no contar con ellos, trabajar junto con profesionales especialistas/asesores en mejoras de procesos. Para esto es importante que los administradores evalúen los servicios a contratar en conjunto con las hojas de vidas de los profesionales/asesores, para lo cual se deberán hacer confirmaciones de las experiencias descritas,
• Evaluar el equipo de trabajo con el que viene el profesional/asesor, a fin de que se cuente con personal apto y necesario para cumplir los objetivos planteados,
• Solicitar al profesional/asesor un plan o cronograma para medir los cambios ,
• Analizar junto al profesional/asesor los procesos y sub-procesos haciendo una medición de riesgo, impacto y probabilidad de ocurrencia,
• Solicitar un mapeo de los procesos y sub-procesos de la empresa, donde puedan identificarse las interrelaciones que existan entre los distintos procesos,
• Efectuar reuniones periódicas para revisión y seguimiento de los avances alcanzados,
• Evaluar en cada avance el antes y después, a fin de poder medir y conocer los valores agregados,
• Solicitar al profesional /asesor en conjunto con el personal de la empresa, cuantificaciones de tiempos y costos de las actividades que son reconocidas como tiempos muertos o no operativos,
• Efectuar independientemente revisiones de implementaciones de cambios.
• Efectuar un análisis final.

La mejora del proceso en base a un análisis integral, vale más que convertir nuestra empresa en una sábana de parches de mejoras.

 http://antoniofajardo1985.blogspot.com/

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