Auditando lo que creía desconocido – Sentido Común más 14 puntos.

Estando en pleno siglo XXI he observado que muchos profesionales escriben acerca de lo importante que es la actualización de conocimientos de Normativas de Control Interno, de Buenas Prácticas de Auditoria y los innumerables templates para nuestro trabajo, es así que en muchas ocasiones se menciona que hoy en día inventarse la fórmula del agua caliente es netamente una pérdida de tiempo; sin embargo, me he percatado de que no existe mucha documentación acerca de Buenas Prácticas de Auditoria Interna para el Sector de Salud (Hospitales / Clínicas).

Relacionando el trabajo realizado (conocimiento de procesos de ciertas áreas hospitalarias) con lecturas en la web y blog que los he considerado importantes, puedo ratificar a la escasez de lineamientos para este sector de salud, que en nuestra carrera una herramienta invalorable es el Sentido Común que con nuestro conocimiento multidisciplinario nos llevará a documentar nuestro mejor template para un futuro, ya que al enfrentar esta gran responsabilidad de ser Auditores Internos de este sector, tratamos con un sinnúmero de áreas que son entre si dependientes, pero como unidad de negocio son tan distintas en cuanto a sus procesos, actividades y controles; áreas como Emergencias (Urgencias),  Laboratorio Clínico, Patológico, Radiología, entre otras, dependiendo de la magnitud del Hospital/Clínica.

He considerado a criterio personal que debemos documentar nuestro entendimiento de las áreas a ser auditadas diariamente, considerando los comentarios, observaciones, ideas, auto-preguntas, escenarios o experiencia vividas durante la auditoria, pues serán una excelente herramienta para estandarizar la metodología de nuestro trabajo, indistinto a que cada unidad sea atópica a otra, pudiendo resumir a continuación unos puntos que pondré en práctica para profundizar en el Sector Hospitalario/Clínico:

1.       Establecer el objetivo de la revisión o análisis.

2.       Definir el alcance de nuestro entendimiento hacia el área.

3.       Categorizar de acuerdo a su funcionalidad en que grupo podemos encasillar el área de servicio a auditar:

a.       Servicios admisión: Atenciones iniciales que conllevaran a un diagnóstico, o a su vez a una solicitud de exámenes (Laboratorios, Imágenes) para su evaluación o para la derivación hacia una Consulta con un Médico Especialista.

b.      Servicios de diagnóstico: Atenciones al paciente pero no como servicio final, pues su atención es fuente de diagnóstico para médicos especialistas (Laboratorio, Imágenes, Patología, Citología, entre otros).

c.       Servicios de atención especializada: Atención a pacientes con patologías ya definidas.

d.      Servicios móviles: Atención en puntos fuera del Hospital/Clínica, que pudieron ser originados por una Campaña o Convenios de atención in situ.

e.      Servicio de Ambulancia: Atención a pacientes en ambulancia durante el trayecto al destino.

4.       Documentar un mapa de interrelación del servicio frente a las demás áreas, a fin de definir el alcance del área de estudio y tener presente su interacción a una futura revisión de las demás áreas.

5.       Dividir el área a analizar de acuerdo a la segregación interna que mantenga la dirección, administración o jefatura de cada punto, poniendo como ejemplo: Radiología que internamente puede ser segregado en: tomografías, rayos x, resonancia magnéticas, entre otros.

6.       Solicitar manuales, políticas, procedimientos o documentación que utilice el área como lineamientos para su desempeño a diario.

7.       Solicitar documentación del personal que trabaja en el área, y efectuar un breve resumen de las funciones y horarios de trabajo asignados.

8.       Solicitar el detalle de los equipos (bienes) que poseen en el área en el cual conste los responsables de su uso y custodios.

9.       Solicitar el detalle de licencias que han adquirido para el área.

10.   Solicitar el detalle del inventario que utilizan para su desempeño diario, en cuanto a inventario médico, suministros, materiales, como a suministros de oficina.

11.   Distinguir las actividades manuales de las automáticas por área y sub-área.

12.   Evaluar la importancia de los procesos automatizados en cuanto a roles, responsabilidades y perfiles.

13.   Cuestionarse frente al área, e indagar por conocimiento general: ¿Qué hace cada equipo?, ¿Cómo se efectúan los cuidados de los mismos?, ¿Qué perfiles debo cubrir para trabajar en el área?, entre otras preguntas que nacerán propias de nuestro trabajo y dudas.

14.   Documentar las actividades, considerando:

a.       Macro-proceso

b.      Detalles por procesos

c.       Exposición de sub-procesos

d.      Matriz de evaluación de diseño e implementación

e.      Matriz de riesgos

f.        Hallazgos, consecuencias, planes de acción

g.       Comentarios del Auditado

h.      Compromiso de cumplimiento de los planes de mejora.

Una vez entendido cada proceso y sub-proceso podremos empezar a crear mediciones y utilizar los estándares o indicadores para evaluar desempeños.

El entendimiento, evaluación, y validación de los procesos en este sector creería yo, que debería ser efectuado por el mismo Departamento de Auditoría de cada Empresa de Salud, pues de esta forma se cubren varios puntos, tales como: Conocer más nuestra empresa, identificar los riesgos encaminados a mejorar los procesos de cada área, Incrementar nuestro conocimiento hacia este sector y ser responsables de los seguimientos al cambio.

Antonio Fajardo

Guayaquil - Ecuador