Las fuerzas naturales
que se encuentran dentro
de nosotros, son las que
verdaderamente curan
nuestras enfermedades.
Hipócrates.
viernes, 10 de enero de 2014
Salud
Las fuerzas naturales
que se encuentran dentro
de nosotros, son las que
verdaderamente curan
nuestras enfermedades.
Hipócrates.
lunes, 6 de enero de 2014
Corregir errores versus analizar el proceso
En base a los trabajos
realizados, es muy común ver en empresas que se realizan modificaciones de
actividades o controles en los procesos únicamente para corregir ciertos
errores que se hayan observado, sin efectuar un análisis del error frente al
proceso total/general.
Un análisis de procesos
comprende relevar, conocer, entender y validar el proceso y sus interrelaciones
con otros procesos o sub-procesos para luego emitir opiniones, recomendaciones
y sugerencias. Si los profesionales que otorgan servicios de levantamiento de
procesos tuvieran metodologías alineadas a los puntos mencionados
anteriormente, no existiría el tipo de informe donde se recomiendan parches a
actividades del proceso que no agregan el valor necesario para lograr los
objetivos del mismo.
Las empresas en pro de
alcanzar los objetivos planteados analizan sus procesos de forma particular y
no integral, llegando en muchas ocasiones a encontrar duplicidad de
actividades, redundancia de controles y falta de controles claves en sus
procesos.
Otro punto a señalar es
que al consultar los autores de los informes de cambios en los procesos, de los
manuales de políticas y procedimientos o documentos a fines, se observa que
fueron emitidos por profesionales no especialistas en la materia, que no llegan
a aportan lo que los administradores en sí quieren conseguir.
En base a lo antes
mencionado me he encontrado con las siguientes situaciones al análisis de
procesos, las cuales se exponen a continuación:
a. Duplicidad
de revisiones:
b. Falta
de integridad en los documentos por la modificación de fechas,
c. Falta
de integración en los procesos – IT,
d. Ausencia
de controles automáticos,
e. Inexistencia
de rastros de auditoría,
f. Desactualización
de los manuales de políticas y procedimiento,
g. Ausencia
de seguimiento a los cambios sugeridos; entre otros.
Por lo antes indicado expongo a continuación puntos que son importantes considerar en los cambios o mejoras de procesos:
- Conocer los
procesos y sub-procesos que interactúan entre sí para alcanzar los
objetivos de la empresa,
- Contar con
personal calificado que efectúe las actividades y procedimientos propios
del procesos y sub-procesos,
- Tener actualizados
los manuales de políticas y procedimientos, y de no contar con ellos,
trabajar junto con profesionales especialistas/asesores en mejoras de
procesos. Para esto es importante que los administradores evalúen los
servicios a contratar en conjunto con las hojas de vidas de los
profesionales/asesores, para lo cual se deberán hacer confirmaciones de
las experiencias descritas,
- Evaluar el equipo
de trabajo con el que viene el profesional/asesor, a fin de que se cuente
con personal apto y necesario para cumplir los objetivos planteados,
- Solicitar al
profesional/asesor un plan o cronograma para medir los cambios ,
- Analizar junto al
profesional/asesor los procesos y sub-procesos haciendo una medición de
riesgo, impacto y probabilidad de ocurrencia,
- Solicitar un mapeo
de los procesos y sub-procesos de la empresa, donde puedan identificarse
las interrelaciones que existan entre los distintos procesos,
- Efectuar reuniones
periódicas para revisión y seguimiento de los avances alcanzados,
- Evaluar en cada
avance el antes y después, a fin de poder medir y conocer los valores
agregados,
- Solicitar al
profesional /asesor en conjunto con el personal de la empresa,
cuantificaciones de tiempos y costos de las actividades que son
reconocidas como tiempos muertos o no operativos,
- Efectuar
independientemente revisiones de implementaciones de cambios.
- Efectuar un
análisis final.
La mejora
del proceso en base a un análisis integral, vale más que convertir nuestra
empresa en una sábana de parches de mejoras.
domingo, 5 de enero de 2014
Escuchar y ayudar para el 2014
Para el año 2014 debemos aconsejar a quien teniendo las facultades de escuchar se hace el sordo por no ayudar.
Por la actividad laboral muchas veces llegamos ha exponer criterios, trabajos o sugerencias que merecen la atención y/o comentarios del entorno, sin embargo, nos topamos con situaciones no agradables, como el hablar sin ser escuchado o no atendido, únicamente porque la respuesta a la escucha y a la atención, es hacer un trabajo, es compartir conocimiento o es de ayudar con ese aporte importante de cada uno al tema central.
A continuación se detallan cuatro conceptos básicos que nos ayudarán a diario considerando lo antes expuesto:
- Atención: Acción de atender, acoger favorablemente.
- Trabajo: Acción y efecto de trabajar, ocuparse en actividad física o intelectual.
- Compartir: Participar en algo.
- AYUDAR: Prestar cooperación. Hacer un esfuerzo, poner los medios para el logro de algo.
Suscribirse a:
Entradas (Atom)