Aunque parezcan episodios conocidos, asombra ver como los mismos esquemas de fraude se repiten de manera incesante en las organizaciones, particularmente en las más pequeñas; o en aquellas que siendo de tamaño considerable, insisten en dejar a la suerte la responsabilidad de evitar que ocurran eventos de abuso de confianza por parte de empleados considerados honestos y confiables.
A continuación detallaremos con ejemplos las cuatro formas más recurrentes de fraude en las empresas de nuestro medio, las cuales se materializan debido a la misma causa: exceso de confianza.
Fraude en la Nómina
El propietario de una mediana empresa dedicada a la construcción de edificios de apartamentos, había delegado en sus directores de obra la tarea de reportar las horas extras incurridas en el desarrollo de las labores constructivas. Confiando en la honestidad de sus colaboradores, jamás se le ocurrió revisar la razonabilidad de dichos reportes. En cambio, cada que llegaban los registros de horas extras, daba la orden al área de nómina de tramitar los pagos correspondientes.
Cierto día, uno de sus empleados de mayor confianza cometió el error de reportar horas extras trabajadas la misma fecha, en dos obras ubicadas en ciudades distantes entre sí. Si bien el dueño autorizó el pago, la persona encargada de procesar la nómina notó la obvia inconsistencia, situación que permitió detectar un masivo fraude en la empresa, por valor de muchos millones de pesos cada año.
Esta vez, fue un accidente y no la vigilancia que debió haber ejercido el administrador de la empresa, lo que permitió descubrir el fraude.
Pagos Dobles
En una empresa dedicada a la venta de productos de consumo masivo tienda a tienda, el gerente propietario contrató a una persona para encargarse de un sinnúmero de funciones administrativas, que iban desde organizar la contabilidad hasta procesar los pagos, pasando por hacer los pedidos y negociar con los proveedores. Por causa de su exagerada disciplina financiera, nunca formalizó el contrato laboral de esta empleada, pagándole por honorarios y evitando así tener que realizar aportes a la seguridad social por esta persona.
Cada vez que esta empleada preparaba un pago por transferencia electrónica de una factura por una compra real hecha en la empresa, al mismo tiempo sacaba una copia a color de la factura original, guardándola para hacerla autorizar de nuevo para su pago por parte del gerente de la empresa. Siendo quien tramitaba los pagos, no tenía problemas una vez elaborado el segundo cheque, para endosarlo a su nombre y consignarlo en su cuenta de ahorros personal. Como además era ella misma quien conciliaba los extractos bancarios, no tenía ningún riesgo de ser descubierta. Con el tiempo la situación económica de la empresa se deterioró más allá de cualquier posibilidad de recuperación. 12 personas perdieron su trabajo, ya que la empresa nunca pudo reponerse de esta pérdida.
Órdenes de Compra Exageradas
La secretaria asistente multipropósito de una empresa de servicios de mediano tamaño, encontró la manera de hacerse con el dinero de su empleador, de una forma bastante sencilla. Cada vez que debía hacer un pedido de suministros de oficina, ordenaba cantidades exageradas de los mismos, las cuales nunca eran cuestionadas por su jefe. Una vez recibido y pagado el pedido correspondiente, devolvía personalmente una gran parte de los insumos, recibiendo a cambio certificados de devolución del mismo almacén (no dinero en efectivo), los cuales usaba para adquirir todo el mercado, ropa y demás elementos para consumo personal y de su hogar.
El monto de este fraude no pudo ser cuantificado, pero en un solo año superó los 40 millones de pesos.
Fraude por Amistad
“tú conoces a mi hija desde pequeña. Acaba de llegar del exterior de terminar sus estudios, y necesita trabajar en algo para ir ganando experiencia. Si la puedes ubicar en tu empresa, me harías un gran favor”. Con este discurso, la hija del gran amigo del dueño del negocio se vinculó a la pequeña empresa manufacturera, sin que se supiera nunca qué tipo de estudios había realizado.
Al poco tiempo ya era la persona de confianza del dueño, encargada entre otras muchas cosas de tramitar los pagos de seguridad social y de impuestos, lo cual al parecer cumplía con meticulosa rigurosidad.
No había transcurrido un año cuando el propietario se sorprendió una mañana con la desagradable noticia de que sus cuentas bancarias habían sido embargadas de manera preventiva por las autoridades fiscales, como resultado del inicio de un proceso de cobro coactivo por falta absoluta de pago de las obligaciones de retención en la fuente e impuesto sobre las ventas, además de todas las obligaciones pendientes en materia de aportes a la seguridad social de los empleados de la empresa.
La hija del entrañable amigo se había dedicado, casi desde el comienzo de su vinculación, a apropiarse de los dineros para estos importantes pagos, falsificando los recibos y ocultando las cartas de cobro por mora que enviaban las entidades respectivas.
En estos cuatro casos se puede identificar un patrón común como causa de los fraudes: concentración de funciones, exceso de confianza y total falta de supervisión.
La concentración de funciones es casi inevitable en las empresas pequeñas, en las cuales resulta imposible tener una nómina numerosa.
Por su parte, la confianza es una condición para trabajar con alguien, pero nunca se puede confundir con una herramienta de control. Trabajar con una persona confiable es un proceder lógico, pero no se puede confundir con que sea lo único necesario para asegurarse contra fraudes.
Por último, el control nunca puede ser desestimado o relegado, por pequeña y familiar que sea la empresa. Más aún, resulta conveniente contratar auditores externos, para que de manera aleatoria y sorpresiva revisen en profundidad los procesos críticos de las empresas, buscando no solo identificar situaciones de fraude como las descritas, sino además proponiendo mejoras en los procesos, que los hagan más resistentes al abuso; o al menos más fáciles y rápidos de detectar.
Alejandro H. Morales T.
NOTI - INFORMATIVO 218
Medellín – Colombia
Del Autor: Alejandro Morales es Contador Público de la Universidad de Medellín. Especialista en Análisis de Riesgos Administrativos y de Fraude. Colaborador de www.auditool.org
