En base a los trabajos
realizados, es muy común ver en empresas que se realizan modificaciones de
actividades o controles en los procesos únicamente para corregir ciertos
errores que se hayan observado, sin efectuar un análisis del error frente al
proceso total/general.
Un análisis de procesos
comprende relevar, conocer, entender y validar el proceso y sus interrelaciones
con otros procesos o sub-procesos para luego emitir opiniones, recomendaciones
y sugerencias. Si los profesionales que otorgan servicios de levantamiento de
procesos tuvieran metodologías alineadas a los puntos mencionados
anteriormente, no existiría el tipo de informe donde se recomiendan parches a
actividades del proceso que no agregan el valor necesario para lograr los
objetivos del mismo.
Las empresas en pro de
alcanzar los objetivos planteados analizan sus procesos de forma particular y
no integral, llegando en muchas ocasiones a encontrar duplicidad de
actividades, redundancia de controles y falta de controles claves en sus
procesos.
Otro punto a señalar es
que al consultar los autores de los informes de cambios en los procesos, de los
manuales de políticas y procedimientos o documentos a fines, se observa que
fueron emitidos por profesionales no especialistas en la materia, que no llegan
a aportan lo que los administradores en sí quieren conseguir.
En base a lo antes
mencionado me he encontrado con las siguientes situaciones al análisis de
procesos, las cuales se exponen a continuación:
a. Duplicidad
de revisiones:
b. Falta
de integridad en los documentos por la modificación de fechas,
c. Falta
de integración en los procesos – IT,
d. Ausencia
de controles automáticos,
e. Inexistencia
de rastros de auditoría,
f. Desactualización
de los manuales de políticas y procedimiento,
g. Ausencia
de seguimiento a los cambios sugeridos; entre otros.
Por lo antes indicado expongo a continuación puntos que son importantes considerar en los cambios o mejoras de procesos:
- Conocer los
procesos y sub-procesos que interactúan entre sí para alcanzar los
objetivos de la empresa,
- Contar con
personal calificado que efectúe las actividades y procedimientos propios
del procesos y sub-procesos,
- Tener actualizados
los manuales de políticas y procedimientos, y de no contar con ellos,
trabajar junto con profesionales especialistas/asesores en mejoras de
procesos. Para esto es importante que los administradores evalúen los
servicios a contratar en conjunto con las hojas de vidas de los
profesionales/asesores, para lo cual se deberán hacer confirmaciones de
las experiencias descritas,
- Evaluar el equipo
de trabajo con el que viene el profesional/asesor, a fin de que se cuente
con personal apto y necesario para cumplir los objetivos planteados,
- Solicitar al
profesional/asesor un plan o cronograma para medir los cambios ,
- Analizar junto al
profesional/asesor los procesos y sub-procesos haciendo una medición de
riesgo, impacto y probabilidad de ocurrencia,
- Solicitar un mapeo
de los procesos y sub-procesos de la empresa, donde puedan identificarse
las interrelaciones que existan entre los distintos procesos,
- Efectuar reuniones
periódicas para revisión y seguimiento de los avances alcanzados,
- Evaluar en cada
avance el antes y después, a fin de poder medir y conocer los valores
agregados,
- Solicitar al
profesional /asesor en conjunto con el personal de la empresa,
cuantificaciones de tiempos y costos de las actividades que son
reconocidas como tiempos muertos o no operativos,
- Efectuar
independientemente revisiones de implementaciones de cambios.
- Efectuar un
análisis final.
La mejora
del proceso en base a un análisis integral, vale más que convertir nuestra
empresa en una sábana de parches de mejoras.
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