Auditoria Interna y los proyectos TI de la empresa

En la actualidad frente a los cambios constantes de equipos, tecnología, velocidades, captación de clientes, redes sociales y marketing; las empresas optan por conseguir innovación por medio de proyectos que incluyen cambios en procesos TI.

En la empresas, los proyectos que se enfocan en cambios tecnológicos no siempre terminan con el fin deseado, ya que con frecuencia no se planifica su inicio, no se evalúa su aplicación, ni se tiene un estándar que permita contrastar al final del proyecto si es lo que en realidad queríamos.

Cuando se llega a conocer que los proyectos en tecnología han fallado, las conclusiones posterior al análisis conllevan a analizar:

1. Dirección del proyecto por personas sin experiencia: Las direcciones de proyectos deben ser llevadas a cabo por personas con una experiencia comprobada en eventos de entendimiento, evaluación y propuesta de mejoras en proyectos. 

Una dirección está siendo bien llevada, cuando el director del proyecto tiene una experiencia significativa en esta materia, y un conocimiento actualizado sobre las nuevas tendencias y metodologías de buenas prácticas en mejoramiento de procesos y proyectos. 

2. Falta de personal idóneo de la empresa para que colabore con el consultor: Los equipos de trabajo que llevan a cabo el proyecto deben estar liderados por personal analítico, que evalúe el desenvolvimiento del proyecto, y aporte con ideas innovadoras o críticas constructivas para bien común. 

Si una empresa deja que los proyectos con cambios en TI, sean guiados únicamente por el Prestador de Servicios Externos sin la intervención de personal que pueda efectuar las observaciones necesarias en pro de la empresa, con frecuencia no podrá recibir el proyecto deseado, y esta contratación se convertirá en una cadena contractual beneficiosa para los prestadores, por cuanto sera necesaria su permanencia en la empresa de forma indefinida y onerosa para la empresa solicitante por los flujos  de efectivo a desembolsar y tiempo a ocupar.  

3. Desviación de objetivos: Los proyectos deben contar con un objetivo claro, y toda actividad que se realice debe cubrir el mismo. De existir sugerencias que no se direccionan a cumplir el objetivo pero que si aportan valor a la empresa, estas deben de analizarse en segundo plano, para ser consideradas posteriormente.

4. Falta de mediciones:  Durante el desarrollo del proyecto es común observar que no se realizan las reuniones de revisión de avances, análisis de levantamientos y similares. 

Los proyectos deben estructurarse con un cronograma que debe cumplirse. Este cronograma deberá tener descrito como mínimo las actividades a realizar, haciendo mención de los responsables de los cumplimientos, fechas de reuniones claves y no claves, fecha de entrega-recepción de documentos, planificación de entrevistas, fecha de presentación preliminar de resultados y de culminación del proyecto.

5. Relevamientos inadecuados: Los dueños de los procesos siempre son las personas idóneas para levantar (conocer) los puestos. Es poco práctico trabajar en un procesos sin efectuar las pruebas de recorrido; ya que la recopilación de información únicamente escuchada por el dueño del proceso puede dejar a un lado el relato de ciertos eventos claves que sólo se observarían en una prueba de recorrido.

La realidad actual permite que Auditoria Interna forme parte de estos proyectos por su nivel multidisciplinario y orientación hacia la búsqueda de que los procesos marchen bien para poder cumplir con los objetivos de la empresa. Auditoria Interna debe cuestionar el proyecto elaborando preguntas claves:

1. El proyecto debe contar con un consultor o puede desarrollarse con el talento humano que se posee,
2. Esta correctamente seleccionada la jerarquía y participantes del proyecto de TI,
3. Cómo se constituyó el proyecto?,
4. Se ha elaborado, revisado y aprobado el plan del proyecto,
5. Se ha comunicado a los participantes el compromiso para con el proyecto,
6. La empresa a divulgado el proyecto para facilitar el intercambio de información,
7. La documentación recibida del consultor detalla la realidad del proyecto,
8. Se ha efectuado un detalle de recursos a necesitar por el proyecto,
9. Existen plantillas de trabajo para estandarizar las presentaciones de los avances,

Auditoria Interna al plantear estas preguntas, aporta al proyecto de forma significativa.

El planteamiento de estas preguntas en ocasiones son objeto de polémica en las reuniones de trabajo, pero se convierten en preguntas claves para el éxito del proyecto.

Un proyecto de TI sin Auditoria Interna no sería un proyecto de TI.


Antonio Fajardo
Guayaquil - Ecuador